1. Tenuta e conservazione dei registri informatici

Con alcuni recenti documenti di prassi l’Agenzia delle Entrate ha chiarito le corrette modalità di tenuta e conservazione dei registri contabili, precisando che tenuta e conservazione dei documenti e registri sono adempimenti distinti, seppure posti in continuità (Interpello n. 236 del 9 aprile 2021 e Risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022).

In particolare è stato chiarito che, qualora i documenti informatici fiscalmente rilevanti (tra i quali rientrano il libro giornale, il libro degli inventari, le scritture ausiliarie cioè i mastri, le scritture ausiliarie di magazzino ed i registri prescritti ai fini IVA) siano tenuti in formato elettronico:

1. ai fini della loro regolarità, essi non hanno l’obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
   
   
2. entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) essi vanno posti in conservazione nel rispetto del citato D.M 17 giugno 2014 - e, quindi, anche del codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs decreto 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso D.M rinvia - laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero, in caso contrario, essi vanno materializzati (stampati in formato cartaceo).

Per fare un esempio, i registri dell’esercizio 2021 possono non essere stampati fino 28 febbraio 2023 (terzo mese successivo alla data del 30 novembre 2022, di scadenza di invio del modello Redditi 2022 per i redditi 2021), salvo che gli stessi devono in ogni caso essere immediatamente stampati su eventuale richiesta degli organi di controllo dell’amministrazione finanziaria (fatto che richiede ovviamente il loro aggiornamento).

Entro il 28 febbraio 2023, il contribuente potrà scegliere, alternativamente se:

1. effettuare la conservazione sostitutiva dei registri dell’anno 2021, qualora intenda mantenerli in formato elettronico (quindi senza stamparli); oppure
   
   
2. stampare i registri su supporto cartaceo.

2. Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo

Con l’Interpello n. 346 del 17 maggio 2021 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito i dubbi in merito all’assolvimento dell’imposta di bollo sui registri contabili. Si rammenta, al riguardo, che l’imposta di bollo è dovuta sui libri di cui all’art. 2214, primo comma, del Codice Civile e su ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui agli articoli 2215 e 2216 del Codice Civile.

E’ stato, infatti, precisato che la scelta del contribuente, se portare i registri in conservazione sostitutiva oppure procedere alla loro stampa, determina due distinte le modalità dell’assolvimento della relativa imposta di bollo (imposta che, come è noto, non riguarda, tuttavia, i registri IVA).

In caso di registri portati in conservazione sostitutiva, l’imposta di bollo, in applicazione dell’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014, trattandosi di documenti informatici fiscalmente rilevanti, dovrà essere pagata in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (quindi entro il 30 aprile 2022 per i registri 2021), mediante il modello F24, esclusivamente con modalità telematiche, con il codice tributo “2501” denominato “imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari - articolo 6 del decreto 17 giugno 2014".

L’importo dell’imposta di bollo da pagare, trattandosi di libri e registri tenuti in modalità informatica è di 16 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

Se, invece, la scelta del contribuente è stata quella di stampare i registri, l’imposta di bollo, dovuta in misura di 16 euro ogni cento pagine o frazione di esse, va assolta prima che il registro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina del registro o su un nuovo blocco di pagine.

Il pagamento potrà avvenire, alternativamente: a) con apposito contrassegno telematico rilasciato da un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate (si tratta della classica “marca da bollo” che dovrà avere data anteriore alla prima scrittura posta sul registro), oppure, b) mediante pagamento con il modello F23, utilizzando il codice tributo “458T” denominato "Imposta di bollo su libri e registri - all. A, Parte I, art. 16, DPR 642/72".

Si evidenzia che la suddetta imposta di bollo in misura di 16 euro si applica alle società di capitali che versano in modo forfettario la tassa annuale di concessione governativa per i libri e registri contabili; mentre per gli altri soggetti, per i quali non è dovuta la tassa annuale, l’importo raddoppia ed è quindi pari a 32 euro.