1. L’avvio del Registro e i soggetti interessati

Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 236 del 9 ottobre 2023 del Decreto 29 settembre 2023 del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, che attesta l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni rilevanti sul titolare effettivo (ai sensi dell’art. 3 del DM 55/2022), risulta stabilito il termine dell’11 dicembre 2023, entro il quale dovranno essere comunicati al nuovo Registro i dati relativi ai titolari effettivi.

In estrema sintesi, sono tenuti a comunicare il titolare effettivo al nuovo Registro:

• le imprese dotate di personalità giuridica (quindi le società di capitali e le società cooperative);
• le persone giuridiche private (associazioni, fondazioni, e altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica con l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche);
• i trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e gli istituti giuridici affini al trust (enti e istituti che, per assetto e funzioni, determinano effetti giuridici equivalenti a quelli dei trust espressi).

2. Come individuare i titolari effettivi

Come vi avevamo illustrato nella nostra Taxnews n. 22/2022, secondo le norme comunitarie e la normativa antiriciclaggio, si rammenta che il titolare effettivo è la persona fisica che realizza un’operazione o un’attività oppure, nel caso di entità giuridica (tra cui rientrano le imprese), chi come persona fisica, in ultima istanza, la possiede o controlla o ne è beneficiario. Il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente/società ovvero il relativo controllo. Quindi vi possono essere più titolari effettivi.

Nel caso delle società di capitali:

• costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale, detenuta da una persona fisica;
• costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.

Nelle ipotesi in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca, con il predetto criterio quantitativo, la persona fisica o le persone fisiche a cui è attribuita la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuito il controllo dell’ente in forza: 

• del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
• del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
• dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante.

Se anche con questi criteri l’attribuzione non è possibile, il titolare effettivo è la persona fisica (o le persone fisiche) con poteri di rappresentanza legale, di amministrazione o direzione dell’ente.

Il titolare effettivo di persone giuridiche private (quali sono, ad esempio, le fondazioni riconosciute e le associazioni riconosciute, cioè dotate di personalità giuridica) è la persona fisica (o le persone fisiche) che ricopre almeno uno dei seguenti ruoli:

• i fondatori, se in vita;
• i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
• i titolari di funzioni di direzione e amministrazione.

Il titolare effettivo di Trust e istituti giuridici affini è la persona fisica che ricopre uno dei seguenti ruoli:

• il costituente o i costituenti;
• il fiduciario o fiduciari (trustee);
• il guardiano o i guardiani (se esistono);
• i beneficiari, ovvero se non sono stati ancora determinati, le categorie di persone nel cui interesse principale è istituito il trust;
• qualunque altra persona fisica che in ultima istanza esercita il controllo sul trust attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

Le ditte individuali e le società di persone non devono comunicare il titolare effettivo, perché tali soggetti non hanno personalità giuridica.  Ad oggi non dovrebbero effettuare la comunicazione nemmeno le fondazioni non riconosciute e le associazioni non riconosciute (al riguardo si è in attesa di una conferma ufficiale richiesta al MEF).

3. Le imprese costituitesi dopo il 9 ottobre 2023

Le imprese con personalità giuridica e le persone giuridiche private con costituzione successiva al 9 ottobre 2023 (data di pubblicazione del Decreto in commento) devono effettuare la comunicazione entro 30 giorni dalla iscrizione nei registri. Analogamente, trust e istituti giuridici affini costituiti successivamente al 9 ottobre, devono provvedere alla comunicazione entro 30 giorni dalla loro costituzione.

4. Modalità della nuova comunicazione

Per le imprese dotate di personalità giuridica (le società), spetta agli amministratori l’invio delle informazioni sulla titolarità effettiva. Per le persone giuridiche private (ad esempio le fondazioni), deve provvedere il fondatore, se in vita, oppure coloro a cui è attribuita la rappresentanza/amministrazione.

Nel caso di trust o istituti affini, l’obbligo è adempiuto dal fiduciario. I dati e le informazioni sulla titolarità effettiva sono resi mediante autodichiarazione, utilizzando il modello di comunicazione unica di impresa. La comunicazione va effettuata all’Ufficio del Registro Imprese della Camera di commercio territorialmente competente.

Eventuali variazioni rispetto ai dati e alle informazioni sul titolare effettivo devono essere comunicate entro 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione. Con cadenza annuale è, inoltre, necessario confermare dati e informazioni già trasmesse, entro 12 mesi dalla prima comunicazione o dall’ultima comunicazione di variazione o dall’ultima conferma. Le imprese con personalità giuridica possono effettuare la conferma contestualmente al deposito del bilancio, allegata alla relativa pratica. Gli adempimenti sono telematici ed esenti da bollo.

La pratica di comunicazione della titolarità effettiva, firmata digitalmente dall'obbligato, deve essere trasmessa da un soggetto abilitato all'invio telematico, che potrà essere l'obbligato stesso, oppure un intermediario abilitato. Non è prevista la possibilità di delegare la firma digitale della comunicazione a un professionista (che potrà comunque assistere l'obbligato nella compilazione e invio della pratica).

Pertanto, i soggetti obbligati ad effettuare la comunicazione in esame (l’amministratore dell’impresa, o per le persone giuridiche private, il fondatore o un soggetto con la rappresentanza e l’amministrazione, o il fiduciario del trust), dovranno munirsi, qualora già non lo possiedano, di un dispositivo di firma digitale. È anche richiesto un indirizzo di posta elettronica certificata (pec) al fine di poter ricevere tutte le comunicazioni relative all’adempimento.

Lo Studio è a disposizione dei Clienti per assisterli nell’individuazione dei titolari effettivi degli enti/società, per la predisposizione ed invio telematico alla Camera di Commercio della comunicazione dei titolari effettivi, nonché per la propedeutica acquisizione della firma digitale, da parte degli amministratori/rappresentanti che inviano la comunicazione in esame.