La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l'obbligo di tracciabilità per le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto effettuate da dipendenti e collaboratori durante le trasferte al di fuori del comune di lavoro.

Torniamo a quanto discusso in precedenza, approfondendo ora una significativa modifica fiscale che entrerà in vigore a partire dal 1° gennaio 2025 e che avrà impatto su tutte le imprese e i professionisti in Italia. Questa nuova regolamentazione è stata introdotta con l’intento di aumentare la trasparenza nelle spese aziendali, evitando che queste diventino imponibili in busta paga e, di conseguenza, soggette a tassazione.
In particolare, la Legge n. 207 del 30 dicembre 2024, nota come Legge di Bilancio 2025, ha introdotto rilevanti modifiche sulla tracciabilità delle spese di trasferta.

Attraverso l’art.1 Decreto legislativo del 13/12/2024, il comma 81 ha modificato l’art. 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), con l’obiettivo di limitare la deducibilità di alcune spese ai fini delle imposte sui redditi, qualora queste siano effettuate con metodi di pagamento tracciabili.

Secondo la nuova normativa, i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, che includono anche i servizi di taxi e noleggio con conducente (art. 1 della Legge n. 21/1992), non concorreranno a formare il reddito se le spese sono sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili (sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs.n. 241/1997 come carte di debito, credito, prepagate, assegni bancari e circolari).

Tracciabilità delle Spese
Tale obbligo si applica a tutte le spese affrontate in missione al di fuori del comune di lavoro, riguardando dipendenti e collaboratori con contratti di collaborazione coordinata e continuativa, come indicato dall'articolo 95 del TUIR.

Inoltre, l’articolo 51, comma 5, del TUIR stabilisce che, in caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori dal territorio comunale, non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché le spese eventualmente sostenute dal dipendente, anche se non documentabili, fino ad un importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero.

In caso di trasferte all’interno del comune, le indennità o i rimborsi delle spese, tranne quelle relative a viaggio e trasporto debitamente documentate, concorrono a formare il reddito.

In caso di non tracciabilità, le spese potrebbero essere qualificate come reddito da lavoro dipendente, rendendole imponibili in busta paga. La stessa regola vale anche per la determinazione del reddito da lavoro autonomo, per cui le spese relative a prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, nonché quelle per viaggio e trasporto, effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea (come taxi e noleggio con conducente), sono deducibili solo se effettuate con metodi di pagamento tracciabili, come previsto dalla normativa.

Obblighi e Soluzioni per le Aziende
L’obbligo di tracciabilità richiede alle aziende l’utilizzo di carte aziendali (di credito o debito) ai propri dipendenti. Tuttavia, questa opzione potrebbe comportare costi extra, in particolare per le piccole e medie imprese.
Un' approccio alternativo, più pratico ed economico, prevede l’utilizzo di carte personali dei dipendenti, dedicate esclusivamente alle spese di trasferta.
In questo caso, il rimborso dei costi di gestione della carta (come ricariche o canoni annuali) può essere esente dalla tassazione per il dipendente e pienamente deducibile per l’azienda.

Questa opzione è supportata dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate, che nella Circolare n. 8/e del 30 aprile 2018, ha confermato la deducibilità delle spese di carburante sostenute dai dipendenti con carta personale, a patto che ci sia un rimborso, considerandole come spesa aziendale.

Limiti di Deducibilità
Da tenere in considerazione i limiti giornalieri già imposti per la deducibilità delle spese di vitto e alloggio durante le trasferte al di fuori del comune dall’articolo 95, comma 3, TUIR.

Gli importi deducibili sono:

• 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia;
• 258,23 euro al giorno per trasferte all'estero.

Questi limiti hanno lo scopo di contenere i costi aziendali legati ai viaggi, garantendo al contempo la loro deducibilità entro parametri ragionevoli. Per le trasferte effettuate all'interno del comune, invece, la deducibilità delle spese di vitto e alloggio è limitata al 75% per l’azienda e interamente imponibile per il dipendente, in base agli articoli 109, comma 5 e 51, comma 1 del TUIR.

Preparazione e Adeguamenti Aziendali
Per evitare sanzioni fiscali, le aziende dovranno modificare le proprie procedure interne per allinearsi alla nuova normativa, assicurando che tutte le spese di trasferta siano correttamente documentate e tracciabili. L'uso di carte aziendali o carte personali specificamente destinate alle trasferte sarà cruciale per semplificare la gestione amministrativa e rispettare le normative fiscali.

Questi cambiamenti richiederanno anche una revisione delle politiche aziendali riguardanti i rimborsi e una formazione del personale addetto alla gestione delle spese di trasferta.

Tax News pubblicata il 07/03/2025 da Sergio Fedele