Con la circolare 22 dicembre 2025 n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito le novità introdotte in materia di tracciabilità delle spese per trasferte, missioni e rappresentanza, ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, autonomo e d’impresa

1. Trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti

In via preliminare, la circolare ha ricordato che per “trasferta” o “missione” deve intendersi lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro, restando esclusi i casi di trasferimento definitivo presso altra sede operativa.

A decorrere dal 1 gennaio 2025, i rimborsi relativi alle spese di viaggio e trasporto sostenute in occasione delle trasferte non concorrono più a formare il reddito di lavoro dipendente, purché tali spese risultino comprovate e documentate. La modifica normativa ha superato il precedente orientamento che, viceversa, subordinava la non imponibilità alla presenza di documenti “provenienti dal vettore”. In particolare la circolare ha chiarito che, a seguito della nuova formulazione dell’articolo 51 del TUIR, sono ora ammesse forme di prova più ampie, quali:

• documentazione interna aziendale;
• note spese dettagliate;
• ordini di missione;
• altra documentazione idonea a dimostrare l’effettività della trasferta.

2. Rimborsi chilometrici, pedaggi e parcheggi

Con riferimento alle spese sostenute in occasione delle trasferte, la circolare ha precisato che:

• i rimborsi chilometrici non concorrono alla formazione del reddito, se calcolati correttamente sulla base delle tabelle ACI, in funzione del tipo di veicolo utilizzato e della percorrenza effettuata;
• i rimborsi dei pedaggi autostradali, se debitamente documentati, sono sempre qualificabili come spese di viaggio e, pertanto, esclusi da imposizione;
• le spese per parcheggi non concorrono al reddito, a condizione che la documentazione giustificativa consenta di identificare in modo certo e univoco il veicolo e la sosta effettuata.

3. Decorrenza e principio di cassa

La circolare ha ribadito che la nuova disciplina è applicabile ai rimborsi erogati dal 1 gennaio 2025, anche se riferiti a spese sostenute in periodi d’imposta precedenti. Pertanto, un rimborso corrisposto nel 2025 per una trasferta effettuata nel 2024 può beneficiare del nuovo regime di non imponibilità, purché siano rispettati i requisiti di documentazione previsti dalla norma.

4. Tracciabilità dei pagamenti per i lavoratori dipendenti

La legge di bilancio 2025 ha introdotto un obbligo di tracciabilità per alcune tipologie di spesa. In particolare, per le spese di:

• vitto;
• alloggio;
• viaggio e trasporto effettuati mediante taxi e noleggio con conducente (NCC);

sostenute nel territorio dello Stato italiano, la non imponibilità dei rimborsi è subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (bonifico, carte di pagamento, assegni, sistemi previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/97).

Il pagamento in contanti determina la tassazione del rimborso, anche in presenza di regolare documentazione fiscale. La circolare ha precisato che l’obbligo di tracciabilità prescinde dal sistema di rimborso adottato (forfetario, analitico o misto), in quanto anche i sistemi diversi da quello analitico “puro” possono prevedere rimborsi analitici di singole spese.

In particolare, l’obbligo di tracciabilità:

• riguarda esclusivamente i taxi e il noleggio con conducente (come definiti dalla legge n. 21/92);
• non si estende ai mezzi di trasporto di linea (aereo, treno, autobus, nave);
• non riguarda i rimborsi chilometrici per l’utilizzo del mezzo proprio.

È stato, inoltre, precisato che l’imposta di soggiorno rientra tra le spese accessorie all’alloggio ed è, pertanto, è soggetta al medesimo obbligo di tracciabilità.

Sono considerati strumenti di pagamento tracciabili anche quelli effettuati tramite istituti di moneta elettronica e applicazioni digitali, purché in grado di consentire l’identificazione certa del soggetto pagatore e del beneficiario (ivi comprese le piattaforme di mobilità).

A seguito dell’intervento correttivo del DL n. 84/2025, l’obbligo di tracciabilità è limitato alle spese sostenute in Italia. Viceversa, per le trasferte all’estero, i rimborsi restano non imponibili anche se le spese sono state pagate in contanti.

5. Imprese: spese dei professionisti e di rappresentanza

A partire dal 18 giugno 2025 (data di entrata in vigore del DL 84/2025) l’obbligo di tracciabilità è stato esteso anche alle spese sostenute direttamente dall’impresa per le prestazioni di servizi rese da lavoratori autonomi.

Inoltre, sempre dal 18 giugno 2025, la deducibilità delle spese di rappresentanza è subordinata al pagamento con strumenti tracciabili, a prescindere dal luogo di sostenimento. Restano escluse dall’obbligo le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che continuano a seguire la disciplina ordinaria.

6. Lavoratori autonomi: rimborsi e deducibilità delle spese

Per i lavoratori autonomi, la circolare ha chiarito che i rimborsi analitici relativi alle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi e NCC), sostenute nel territorio dello Stato italiano e riaddebitate al committente:

• non concorrono a formare il reddito soltanto se il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili;
• sono imponibili in caso di pagamento in contanti.

Viceversa, le spese sostenute dal professionista e non rimborsate dal committente sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo solo se:

• il pagamento è tracciabile;
• sono rispettati i limiti quantitativi previsti dal TUIR.

Dal 18 giugno 2025, la deducibilità delle spese di rappresentanza è subordinata al pagamento tracciabile, nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, sia per spese sostenute in Italia sia all’estero.
La circolare ha precisato che l’obbligo di tracciabilità non si estende alle spese di pubblicità e sponsorizzazione.

7. IRAP e redditi assimilati

Le nuove disposizioni in materia di tracciabilità producono effetti anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP, seguendo le stesse decorrenze previste per le imposte sui redditi.

Per effetto del rinvio operato dall’articolo 52 del TUIR, le regole trovano inoltre applicazione nei confronti dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.

Tax News pubblicata il 29/12/2025 da Marco Nessi