Con la risposta all’interpello 4 dicembre 2025 n. 302, l’Agenzia delle Entrate è tornata ad esaminare il nuovo regime di tracciabilità delle spese di trasferta, chiarendone gli effetti nel caso di pagamenti effettuati in contanti. L’interpretazione ha confermato l’imponibilità del taxi rimborsato in contanti, rafforzando un’impostazione formale e stringente della normativa.

Con la risposta all’interpello 4 dicembre 2025 n. 302, l’Agenzia delle Entrate è tornata a esprimersi sul nuovo quadro normativo relativo alla tracciabilità delle spese di trasferta, prendendo posizione su un tema che, negli ultimi mesi, ha generato notevoli dubbi applicativi alle imprese. La pronuncia assume particolare rilievo perché affronta uno dei casi più frequenti nella prassi, ovvero il rimborso di una corsa taxi pagata in contanti dal dipendente in occasione di una missione svolta nel territorio nazionale. L’istanza trae origine dalla richiesta di un Ministero, chiamato a rimborsare a una propria dipendente il costo di alcuni spostamenti in taxi effettuati in Italia. Poiché i pagamenti erano avvenuti in contanti, l’Amministrazione ha chiesto chiarimenti circa il corretto inquadramento fiscale dei rimborsi dovuti. L'Agenzia delle Entrate, muovendo dal principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente sancito dall’articolo 51, comma 1, del TUIR, ha ricordato che ogni somma percepita in relazione al rapporto di lavoro deve essere qualificata come reddito, salvo le deroghe espresse contenute nei commi successivi. Proprio il comma 5 dell’articolo 51 del TUIR disciplina le indennità e i rimborsi connessi alle trasferte, prevedendo (com’è noto) un regime di esenzione per molte tipologie di spese documentate.

La questione decisiva, nel nuovo assetto normativo introdotto nel 2024 e ulteriormente modificato nel 2025, riguarda tuttavia il requisito della tracciabilità del pagamento. Il legislatore ha, infatti, stabilito che i rimborsi delle spese di trasferta dei dipendenti sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente soltanto a condizione che il pagamento sia avvenuto tramite mezzi tracciabili, ovvero mediante versamento bancario o postale o attraverso gli strumenti previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/97 (es. carte di credito o debito, assegni bancari e circolari). L’Agenzia, richiamando espressamente l’ultimo periodo del comma 5, afferma che questa condizione ha carattere necessario e, pertanto, non può essere surrogata né da una documentazione particolarmente dettagliata, né da altri elementi di certezza del costo sostenuto.

A fronte della constatazione che il taxi era stato pagato in contanti, l’Amministrazione finanziaria ha quindi riconosciuto il concorso del rimborso spese alla formazione del reddito di lavoro dipendente, con conseguente assoggettamento alle ritenute IRPEF. L’orientamento espresso conferma la lettura estremamente rigorosa del requisito della tracciabilità richiesto dall’Amministrazione finanziaria. Se da un lato il chiarimento può dirsi perfettamente coerente con il dettato normativo, dall’altro lascia irrisolte diverse questioni operative, in particolare con riferimento:

• ai casi in cui l’utilizzo di mezzi tracciabili risulti di fatto difficoltoso o non praticabile;
• al coordinamento con i regolamenti interni di missione e di trasferta già adottati da imprese e pubbliche amministrazioni;
• alla necessità di aggiornare procedure amministrative, note spese e istruzioni ai dipendenti per evitare effetti fiscali indesiderati sui rimborsi.

Alla luce della complessità del nuovo sistema, sarebbe auspicabile un intervento chiarificatore che possa coordinare esigenze di certezza fiscale, semplificazione amministrativa e obiettivi di contrasto all’evasione.

Tax News pubblicata il 09/12/2025 da Marco Nessi